Cómo calcular cuánto stock comprar para tu tienda de ropa cada temporada

Cuánto stock comprar cada temporada se calcula, no se decide a ojo: se parte de las ventas que esperas, se resta lo que ya tienes en tienda y lo que ya has pedido, y la diferencia es tu presupuesto real de compra. Ese método tiene nombre en el retail y lo usan todas las cadenas: se llama Open to Buy (OTB), el dinero que tienes disponible para comprar mercancía en un periodo sin descontrolar la caja. En esta guía verás la fórmula explicada sin tecnicismos, un ejemplo completo en euros de una tienda de moda de mujer y una plantilla para aplicarlo a la tuya. El objetivo es doble: no quedarte corto de las prendas que sí venden y no llenar el almacén de las que acabarán en rebajas al 60%.

Por qué comprar "a ojo" te descapitaliza cada temporada

Comprar a ojo significa decidir el pedido por intuición o por lo que te entra por la vista en el showroom, sin contrastarlo con lo que tu tienda vende de verdad. El problema no es estético, es financiero: la ropa la pagas semanas o meses antes de venderla, así que cada euro mal comprado es liquidez que se queda atrapada en un perchero.

Ese desfase entre lo que pagas y lo que ingresas es el "hueco de caja" de cada temporada, y es el que ahoga a la mayoría de las tiendas que cierran. Compras en julio la temporada de otoño-invierno, pagas a 30 o 60 días, y empiezas a recuperar ese dinero a partir de septiembre, gota a gota. Si te has pasado comprando, ese dinero no vuelve a tiempo y llegas a la siguiente compra sin músculo.

En Albano's llevamos desde 1982 surtiendo a comercios de moda, y el error que más se repite en las tiendas que arrancan no es comprar poco: es comprar mucho de lo que enamora al comprador y poco de lo que pide la clienta. [E-E-A-T: enriquecer con un dato o caso concreto del histórico de Albano's — no bloquea publicación] El resultado es siempre el mismo: roturas de stock en los básicos que rotan y un almacén lleno de la prenda "especial" que se vendió a media.

Tomemos un caso tipo. Marta abre una boutique de moda de mujer y, en su primera temporada, dedica buena parte del pedido a vestidos de fiesta porque le encantan. Vende cuatro. Mientras tanto, se queda sin tallas en el punto y los vaqueros básicos a las tres semanas, justo lo que más le pedían. Acabó la temporada con caja negativa y un almacén que tuvo que liquidar. No le faltó gusto: le faltó un cálculo.

Qué es el Open to Buy (OTB) y por qué lo usan las cadenas

El Open to Buy es el presupuesto de compra que tienes disponible para una temporada una vez descontado el stock que ya tienes y los pedidos que ya has hecho. Dicho en corto: cuánta mercancía nueva puedes comprar sin pasarte. Inditex, El Corte Inglés o cualquier cadena planifican sus compras con esta lógica; la única diferencia es que ellos lo hacen con software y tú lo puedes hacer con una hoja de cálculo.

La idea de fondo es sencilla. Tu tienda necesita una cantidad concreta de stock para cubrir las ventas de la temporada y cerrar con un colchón razonable. Parte de esa cantidad ya la tienes (lo que sobró de antes) o ya está pedida. El OTB es lo que falta. Comprar por encima de tu OTB es comprometer caja que no tienes; comprar muy por debajo es regalar ventas a la tienda de al lado.

La fórmula del OTB explicada sin tecnicismos

La fórmula que usan las cadenas es esta:

OTB = (ventas previstas + stock con el que quieres cerrar) − (stock que ya tienes + pedidos ya realizados)

Todo se calcula a precio de coste, es decir, a lo que pagas al mayorista, no al precio de venta al público. Es la forma más intuitiva cuando compras a un proveedor: hablas el mismo idioma que tu pedido. Si en tu tienda multimarca el coste unitario es directamente el precio mayorista, ya tienes la base del cálculo hecha. Trabaja siempre con cifras netas, sin IVA, para que el presupuesto cuadre con lo que realmente desembolsas en mercancía.

Cómo calcular tu presupuesto de compra paso a paso

Calcular el OTB de una temporada son cuatro pasos: proyectar las ventas, definir el stock de cierre, restar lo que ya tienes y repartir el resultado por categorías. No necesitas un máster en finanzas; necesitas tus datos de la temporada anterior y media hora.

Paso 1 — Proyecta las ventas de la temporada

Parte de lo que vendiste la misma temporada del año pasado y ajústalo con tu expectativa realista: un crecimiento del 5% si el año va bien, una bajada si el contexto aprieta. Esa cifra está a precio de venta. Para pasarla a coste, multiplícala por tu porcentaje de coste sobre ventas. En el comercio minorista textil español el margen bruto suele situarse entre el 50% y el 60% sobre el PVP, según datos del sector, lo que significa que tu mercancía te cuesta entre el 40% y el 50% de lo que la vendes.

Paso 2 — Define con cuánto stock quieres cerrar (y el de seguridad)

El stock de cierre es la mercancía que quieres tener disponible al final de la temporada para arrancar las rebajas con surtido y enlazar con la siguiente entrada. No debe ser cero (te quedarías con la tienda vacía las últimas semanas) ni excesivo (acabaría liquidado). Un colchón sano ronda el equivalente a unas semanas de venta a coste; ajústalo a la velocidad real a la que rotas.

Paso 3 — Resta lo que ya tienes y lo ya pedido

Suma el valor a coste del stock que te queda en tienda y almacén al empezar la temporada y los pedidos que ya hayas confirmado pero no recibido. Esa suma se resta de tu necesidad total. Lo que queda es tu Open to Buy: el dinero en mercancía que puedes comprar de aquí en adelante.

Paso 4 — Reparte el presupuesto por categorías

Un OTB global no basta: hay que repartirlo. Distribuye el presupuesto entre tus familias de producto según el peso que tuvo cada una en las ventas de la temporada anterior, no según tus preferencias. Si el punto fue el 25% de tus ventas, dale alrededor del 25% del presupuesto. Antes de repartir, reserva en torno a un 10% del OTB sin asignar: ese fondo es para reponer durante la temporada lo que más se venda y para aprovechar oportunidades del proveedor. Es una práctica habitual entre minoristas con experiencia, y es lo que te permite reaccionar en lugar de quedarte mirando cómo se agota un éxito de ventas.

Ejemplo real: el OTB de una tienda de moda de mujer en una temporada

Veámoslo con números. La "Boutique Marta" facturó 60.000€ (sin IVA) la temporada de otoño-invierno del año pasado y espera crecer un 5%, hasta 63.000€. Trabaja con un margen bruto del 55%, así que su mercancía le cuesta el 45% de lo que vende.

• Ventas previstas a coste: 63.000 × 45% = 28.350€
• Stock con el que quiere cerrar (a coste): 6.000€
• Necesidad total de stock: 28.350 + 6.000 = 34.350€
• Stock que ya tiene al empezar (a coste): 8.000€
• Pedidos ya realizados (a coste): 4.000€

OTB = 34.350 − (8.000 + 4.000) = 22.350€ a precio de coste.

Eso es lo que Marta puede comprar esta temporada a sus proveedores. De esos 22.350€, reserva un 10% (unos 2.235€) para reponer y reparte el 90% restante (20.115€) entre sus familias de producto según las ventas del año anterior:

Con este reparto, Marta no decide su pedido por intuición. Sabe que tiene 3.621€ para vestidos y ni un euro más, por mucho que se enamore de la colección. Y sabe que el grueso de su dinero va al punto y a los vaqueros, que son los que pagan el alquiler.

Tu plantilla de Open to Buy paso a paso

Puedes montar tu propio cálculo en una hoja de Excel o Google Sheets en cinco minutos. Crea estas filas y rellena solo las cuatro primeras con tus datos; las dos últimas son fórmulas:

1. Ventas previstas de la temporada (a PVP, sin IVA): tus ventas del año pasado ± tu ajuste.
2. Tu porcentaje de coste sobre ventas: 45% si trabajas a margen del 55%; ajústalo al tuyo.
3. Stock de cierre deseado (a coste): el colchón con el que quieres terminar.
4. Stock actual + pedidos en curso (a coste): lo que ya tienes y lo ya comprometido.
5. Necesidad total = (fila 1 × fila 2) + fila 3.
6. Tu OTB = fila 5 − fila 4. Reserva el 10% y reparte el resto por categorías.

Repite el cálculo para cada temporada y guarda el histórico: en dos o tres temporadas tendrás tus propios porcentajes de reparto afinados, que valen más que cualquier regla general.

Cuánto reservar para reponer lo que más se vende

Reserva entre un 10% y un 15% de tu presupuesto de compra sin asignar al pedido inicial, para reponer durante la temporada. Ese fondo es lo que separa a la tienda que reacciona de la que se queda mirando. Cuando una referencia se agota en dos semanas, esa es la señal de que la clienta la quiere: con presupuesto reservado puedes pedir más; sin él, solo puedes lamentarlo.

La métrica que te avisa de qué reponer es el sell-through: el porcentaje de unidades que has vendido respecto a las que compraste de una referencia. Un sell-through alto y temprano es luz verde para reponer; uno bajo a mitad de temporada es la pista de que esa prenda irá a rebajas y de que no conviene insistir. Profundizamos en cómo medir y aprovechar esto en la guía de rotación de inventario. [ID: rotacion-inventario – pendiente de publicar]

Preguntas frecuentes

¿Cuánto stock necesito para abrir una tienda de ropa?

Para abrir, el stock inicial de una tienda de ropa en España suele oscilar entre 5.000€ en formatos muy pequeños y 30.000€ o más en tiendas completas, según estimaciones del sector. Es una cifra de apertura, distinta del cálculo de recompra por temporada: al abrir no tienes histórico de ventas, así que se parte de la capacidad del local y del surtido mínimo para llenar la tienda sin que se vea vacía.

¿Cada cuánto debo recalcular el OTB?

Lo mínimo es calcularlo una vez por temporada, antes de la compra principal. Lo recomendable es revisarlo a mitad de temporada para reasignar el presupuesto de reserva según lo que esté funcionando. Las cadenas lo recalculan cada mes; una tienda pequeña puede hacerlo dos veces por temporada sin complicarse.

¿Qué hago si me quedo sin presupuesto a mitad de temporada?

Significa que las ventas previstas se quedaron cortas o que el reparto inicial no respetó el peso real de cada categoría. La solución no es pedir más a crédito, sino mover presupuesto de las categorías que no rotan hacia las que sí, usando el fondo de reserva. Si ni con eso llegas, es señal de que el cálculo de partida fue optimista y conviene corregirlo en la siguiente temporada.

¿Cómo afectan los pedidos mínimos y los packs del mayorista al cálculo?

Los pedidos mínimos y los packs por tallas condicionan cuánto puedes ajustar el reparto: a veces el OTB de una categoría no encaja exacto con el pack del proveedor. En ese caso, prioriza redondear hacia abajo en las categorías de menor rotación y hacia arriba en las que más venden. Cómo funcionan estos mínimos lo explicamos en detalle en la guía sobre pedido mínimo y packs. [ID: pedido-minimo-packs – pendiente de publicar]

Compra con cabeza, no con corazón

Calcular el OTB no te quita criterio ni gusto: te da un marco para ejercerlos sin arruinarte. El gusto decide qué vestidos eliges dentro de los 3.621€; el cálculo decide que son 3.621€ y no 8.000€. Esa es la diferencia entre una temporada que deja caja y una que deja almacén.