Comment calculer la quantité de stock à acheter pour votre boutique de vêtements chaque saison

La quantité de stock à acheter chaque saison se calcule, elle ne se décide pas à l'œil : on part des ventes attendues, on soustrait ce que vous avez déjà en boutique et ce que vous avez déjà commandé, et la différence est votre véritable budget d'achat. Cette méthode a un nom dans le retail et toutes les enseignes l'utilisent : elle s'appelle l'Open to Buy (OTB), l'argent dont vous disposez pour acheter de la marchandise sur une période sans perdre le contrôle de votre trésorerie. Dans ce guide, vous verrez la formule expliquée sans jargon, un exemple complet en euros pour une boutique de mode féminine et un modèle pour l'appliquer à la vôtre. L'objectif est double : ne pas manquer des pièces qui se vendent vraiment et ne pas remplir la réserve de celles qui finiront en soldes à -60 %.

Pourquoi acheter « à l'œil » vous décapitalise chaque saison

Acheter à l'œil, c'est décider sa commande à l'intuition ou selon ce qui attire le regard dans le showroom, sans la confronter à ce que votre boutique vend réellement. Le problème n'est pas esthétique, il est financier : les vêtements, vous les payez des semaines ou des mois avant de les vendre, donc chaque euro mal acheté est de la trésorerie immobilisée sur un portant.

Ce décalage entre ce que vous payez et ce que vous encaissez est le « trou de trésorerie » de chaque saison, et c'est lui qui coule la plupart des boutiques qui ferment. Vous achetez la saison automne-hiver en juillet, vous payez à 30 ou 60 jours, et vous commencez à récupérer cet argent à partir de septembre, au compte-gouttes. Si vous avez trop acheté, cet argent ne revient pas à temps et vous arrivez au prochain achat sans force.

Chez Albano's, nous approvisionnons les commerces de mode depuis 1982, et l'erreur la plus fréquente dans les boutiques qui démarrent n'est pas d'acheter trop peu : c'est d'acheter beaucoup de ce qui séduit l'acheteur et trop peu de ce que la cliente demande. Le résultat est toujours le même : ruptures de stock sur les basiques qui tournent et une réserve pleine de la pièce « spéciale » écoulée à moitié.

Prenons un cas type. Marta ouvre une boutique de mode féminine et, lors de sa première saison, consacre une grande partie de sa commande aux robes de soirée parce qu'elle les adore. Elle en vend quatre. Pendant ce temps, elle se retrouve sans tailles en maille et en jeans basiques au bout de trois semaines, justement ce que les clientes demandaient le plus. Elle a terminé la saison avec une trésorerie négative et une réserve à liquider. Ce n'est pas le goût qui lui a manqué : c'est un calcul.

Qu'est-ce que l'Open to Buy (OTB) et pourquoi les enseignes l'utilisent

L'Open to Buy est le budget d'achat dont vous disposez pour une saison une fois soustraits le stock que vous avez déjà et les commandes déjà passées. En bref : quelle quantité de marchandise neuve vous pouvez acheter sans vous surexposer. Inditex, El Corte Inglés ou n'importe quelle enseigne planifient leurs achats avec cette logique ; la seule différence, c'est qu'elles le font avec un logiciel et que vous pouvez le faire avec un tableur.

L'idée de fond est simple. Votre boutique a besoin d'une quantité précise de stock pour couvrir les ventes de la saison et clôturer avec un matelas raisonnable. Une partie de cette quantité, vous l'avez déjà (ce qui est resté) ou elle est déjà commandée. L'OTB, c'est ce qui manque. Acheter au-dessus de votre OTB, c'est engager une trésorerie que vous n'avez pas ; acheter bien en dessous, c'est offrir des ventes à la boutique d'à côté.

La formule de l'OTB expliquée sans jargon

La formule qu'utilisent les enseignes est la suivante :

OTB = (ventes prévues + stock de clôture souhaité) − (stock déjà détenu + commandes déjà passées)

Tout se calcule au prix de revient, c'est-à-dire à ce que vous payez au grossiste, et non au prix de vente au public. C'est l'approche la plus intuitive quand vous achetez à un fournisseur : vous parlez le même langage que votre commande. Si, dans votre boutique multimarque, le coût unitaire est directement le prix de gros, vous avez déjà la base du calcul. Travaillez toujours avec des chiffres nets, hors TVA, pour que le budget corresponde à ce que vous décaissez réellement en marchandise.

Comment calculer votre budget d'achat étape par étape

Calculer l'OTB d'une saison tient en quatre étapes : prévoir les ventes, définir le stock de clôture, soustraire ce que vous avez déjà et répartir le résultat par catégories. Vous n'avez pas besoin d'un master en finance ; il vous faut vos chiffres de la saison précédente et une demi-heure.

Étape 1 — Prévoyez les ventes de la saison

Partez de ce que vous avez vendu à la même saison l'an dernier et ajustez-le selon une attente réaliste : une hausse de 5 % si l'année est bonne, une baisse si le contexte est tendu. Ce chiffre est au prix de vente. Pour le passer au coût, multipliez-le par votre pourcentage de coût sur ventes. Dans le commerce de détail textile espagnol, la marge brute se situe généralement entre 50 % et 60 % du prix public, selon les données du secteur, ce qui signifie que votre marchandise vous coûte entre 40 % et 50 % de ce que vous la vendez.

Étape 2 — Définissez le stock de clôture souhaité (et celui de sécurité)

Le stock de clôture est la marchandise que vous voulez avoir à disposition en fin de saison pour démarrer les soldes avec un assortiment et faire la jonction avec l'arrivage suivant. Il ne doit être ni nul (vous vous retrouveriez avec une boutique vide les dernières semaines) ni excessif (il finirait liquidé). Un matelas sain avoisine l'équivalent de quelques semaines de vente au coût ; ajustez-le à la vitesse réelle à laquelle vous tournez.

Étape 3 — Soustrayez ce que vous avez déjà et ce qui est déjà commandé

Additionnez la valeur au coût du stock qui vous reste en boutique et en réserve au début de la saison ainsi que les commandes que vous avez confirmées mais pas encore reçues. Cette somme se soustrait de votre besoin total. Ce qui reste est votre Open to Buy : l'argent en marchandise que vous pouvez acheter à partir de maintenant.

Étape 4 — Répartissez le budget par catégories

Un OTB global ne suffit pas : il faut le répartir. Distribuez le budget entre vos familles de produits selon le poids qu'a eu chacune dans les ventes de la saison précédente, et non selon vos préférences. Si la maille a représenté 25 % de vos ventes, attribuez-lui environ 25 % du budget. Avant de répartir, réservez environ 10 % de l'OTB non affecté : ce fonds sert à réassortir pendant la saison ce qui se vend le plus et à saisir les opportunités du fournisseur. C'est une pratique courante chez les détaillants expérimentés, et c'est ce qui vous permet de réagir au lieu de regarder un succès s'épuiser.

Un exemple réel : l'OTB d'une boutique de mode féminine sur une saison

Voyons-le avec des chiffres. La « Boutique Marta » a réalisé 60 000 € (hors TVA) lors de la saison automne-hiver de l'an dernier et prévoit une croissance de 5 %, jusqu'à 63 000 €. Elle travaille avec une marge brute de 55 %, donc sa marchandise lui coûte 45 % de ce qu'elle la vend.

• Ventes prévues au coût : 63 000 × 45 % = 28 350 €
• Stock de clôture souhaité (au coût) : 6 000 €
• Besoin total de stock : 28 350 + 6 000 = 34 350 €
• Stock déjà détenu au début (au coût) : 8 000 €
• Commandes déjà passées (au coût) : 4 000 €

OTB = 34 350 − (8 000 + 4 000) = 22 350 € au prix de revient.

C'est ce que Marta peut acheter cette saison à ses fournisseurs. Sur ces 22 350 €, elle réserve 10 % (environ 2 235 €) pour le réassort et répartit les 90 % restants (20 115 €) entre ses familles de produits selon les ventes de l'an dernier :

Avec cette répartition, Marta ne décide pas sa commande au feeling. Elle sait qu'elle a 3 621 € pour les robes et pas un euro de plus, même si elle craque pour la collection. Et elle sait que le gros de son argent va à la maille et aux jeans, qui sont ceux qui paient le loyer.

Votre modèle d'Open to Buy étape par étape

Vous pouvez monter votre propre calcul dans un fichier Excel ou Google Sheets en cinq minutes. Créez ces lignes et ne remplissez que les quatre premières avec vos données ; les deux dernières sont des formules :

1. Ventes prévues de la saison (au prix public, hors TVA) : vos ventes de l'an dernier ± votre ajustement.
2. Votre pourcentage de coût sur ventes : 45 % si vous travaillez à une marge de 55 % ; ajustez-le au vôtre.
3. Stock de clôture souhaité (au coût) : le matelas avec lequel vous voulez terminer.
4. Stock actuel + commandes en cours (au coût) : ce que vous avez déjà et ce qui est déjà engagé.
5. Besoin total = (ligne 1 × ligne 2) + ligne 3.
6. Votre OTB = ligne 5 − ligne 4. Réservez 10 % et répartissez le reste par catégories.

Répétez le calcul à chaque saison et conservez l'historique : en deux ou trois saisons, vous aurez vos propres pourcentages de répartition affinés, qui valent plus que n'importe quelle règle générale.

Combien réserver pour réassortir ce qui se vend le plus

Réservez entre 10 % et 15 % de votre budget d'achat non affecté à la commande initiale, pour réassortir pendant la saison. Ce fonds est ce qui sépare la boutique qui réagit de celle qui se contente de regarder. Quand une référence s'épuise en deux semaines, c'est le signal que la cliente la veut : avec un budget réservé, vous pouvez en commander davantage ; sans lui, vous ne pouvez que le regretter.

La mesure qui vous indique quoi réassortir est le sell-through : le pourcentage d'unités vendues par rapport à celles achetées d'une référence. Un sell-through élevé et précoce est un feu vert pour réassortir ; un faible à mi-saison est l'indice que la pièce file vers les soldes et qu'il ne vaut pas la peine d'insister. Nous approfondissons la mesure et l'exploitation de cet indicateur dans le guide sur la rotation des stocks.

Foire aux questions

Combien de stock me faut-il pour ouvrir une boutique de vêtements ?

Pour ouvrir, le stock initial d'une boutique de vêtements en Espagne oscille généralement entre 5 000 € pour de très petits formats et 30 000 € ou plus pour des boutiques complètes, selon les estimations du secteur. C'est un chiffre d'ouverture, distinct du calcul de réachat saisonnier : à l'ouverture, vous n'avez pas d'historique de ventes, on part donc de la capacité du local et de l'assortiment minimal pour remplir la boutique sans qu'elle paraisse vide.

À quelle fréquence dois-je recalculer l'OTB ?

Le minimum est de le calculer une fois par saison, avant l'achat principal, et de le revoir à mi-saison pour réaffecter le budget de réserve selon ce qui fonctionne. Les enseignes le recalculent chaque mois ; une petite boutique peut le faire deux fois par saison sans se compliquer.

Que faire si je suis à court de budget à mi-saison ?

Cela signifie que les ventes prévues ont été insuffisantes ou que la répartition initiale n'a pas respecté le poids réel de chaque catégorie. La solution est de déplacer du budget des catégories qui ne tournent pas vers celles qui tournent, en utilisant le fonds de réserve, plutôt que de recourir au crédit. Si même cela ne suffit pas, c'est le signe que le calcul de départ était optimiste et qu'il convient de le corriger la saison suivante.

Comment les commandes minimales et les packs du grossiste affectent-ils le calcul ?

Les commandes minimales et les packs par tailles conditionnent la finesse avec laquelle vous pouvez ajuster la répartition, car le budget d'une catégorie ne coïncide pas toujours exactement avec le pack du fournisseur. Privilégiez l'arrondi à la baisse dans les catégories à faible rotation et à la hausse dans celles qui vendent le plus. Nous expliquons en détail le fonctionnement de ces minimums dans le guide sur la commande minimale et les packs.

Achetez avec la tête, pas avec le cœur

Calculer l'OTB ne vous enlève ni jugement ni goût : il vous donne un cadre pour les exercer sans vous ruiner. Le goût décide quelles robes vous choisissez dans les 3 621 € ; le calcul décide que ce sont 3 621 € et non 8 000 €. C'est là toute la différence entre une saison qui laisse de la trésorerie et une qui laisse de la réserve.

Chez Albano's, nous travaillons pour que ce calcul tombe juste pour vous : un assortiment large pour répartir votre budget entre les catégories, un réassort agile pour votre fonds de réserve et des conditions pensées pour la boutique de quartier, pas seulement pour la grande enseigne.