Come calcolare quanto stock comprare per il tuo negozio di abbigliamento ogni stagione

Quanto stock comprare ogni stagione si calcola, non si decide a occhio: si parte dalle vendite che ti aspetti, si sottrae ciò che hai già in negozio e ciò che hai già ordinato, e la differenza è il tuo budget reale di acquisto. Questo metodo ha un nome nel retail e tutte le catene lo usano: si chiama Open to Buy (OTB), il denaro che hai a disposizione per comprare merce in un periodo senza perdere il controllo della cassa. In questa guida vedrai la formula spiegata senza tecnicismi, un esempio completo in euro di un negozio di moda donna e un modello per applicarlo al tuo. L'obiettivo è duplice: non restare a corto dei capi che vendono davvero e non riempire il magazzino di quelli che finiranno nei saldi al 60%.

Perché comprare "a occhio" ti prosciuga la cassa ogni stagione

Comprare a occhio significa decidere l'ordine per intuito o per ciò che ti colpisce nello showroom, senza confrontarlo con ciò che il tuo negozio vende davvero. Il problema non è estetico, è finanziario: l'abbigliamento lo paghi settimane o mesi prima di venderlo, quindi ogni euro speso male è liquidità bloccata su uno stand.

Quello scarto tra ciò che paghi e ciò che incassi è il "buco di cassa" di ogni stagione, ed è ciò che affonda la maggior parte dei negozi che chiudono. Compri la stagione autunno-inverno a luglio, paghi a 30 o 60 giorni, e cominci a recuperare quel denaro da settembre in poi, goccia a goccia. Se hai comprato troppo, quel denaro non torna in tempo e arrivi all'acquisto successivo senza forze.

In Albano's riforniamo i negozi di moda dal 1982, e l'errore che si ripete più spesso nei negozi che stanno iniziando non è comprare poco: è comprare molto di ciò che fa innamorare il compratore e poco di ciò che chiede la cliente. Il risultato è sempre lo stesso: rotture di stock sui basici che ruotano e un magazzino pieno del capo "speciale" venduto a metà.

Prendiamo un caso tipico. Marta apre una boutique di moda donna e, nella sua prima stagione, dedica gran parte dell'ordine agli abiti da sera perché li adora. Ne vende quattro. Nel frattempo resta senza taglie nella maglieria e nei jeans basici dopo tre settimane, proprio ciò che le clienti chiedevano di più. Ha chiuso la stagione con cassa negativa e un magazzino da liquidare. Non le è mancato il gusto: le è mancato un calcolo.

Cos'è l'Open to Buy (OTB) e perché le catene lo usano

L'Open to Buy è il budget di acquisto che hai a disposizione per una stagione una volta sottratti lo stock che hai già e gli ordini che hai già fatto. In breve: quanta merce nuova puoi comprare senza esagerare. Inditex, El Corte Inglés o qualsiasi catena pianificano i loro acquisti con questa logica; l'unica differenza è che loro lo fanno con un software e tu puoi farlo con un foglio di calcolo.

L'idea di fondo è semplice. Il tuo negozio ha bisogno di una quantità precisa di stock per coprire le vendite della stagione e chiudere con un cuscinetto ragionevole. Parte di quella quantità ce l'hai già (ciò che è avanzato) o è già ordinata. L'OTB è ciò che manca. Comprare oltre il tuo OTB significa impegnare cassa che non hai; comprare molto al di sotto significa regalare vendite al negozio accanto.

La formula dell'OTB spiegata senza tecnicismi

La formula che usano le catene è questa:

OTB = (vendite previste + stock di chiusura desiderato) − (stock che hai già + ordini già effettuati)

Tutto si calcola al prezzo di costo, cioè a quanto paghi al grossista, non al prezzo di vendita al pubblico. È il modo più intuitivo quando compri da un fornitore: parli la stessa lingua del tuo ordine. Se nel tuo negozio multimarca il costo unitario è direttamente il prezzo all'ingrosso, hai già pronta la base del calcolo. Lavora sempre con cifre nette, IVA esclusa, così che il budget corrisponda a ciò che realmente sborsi in merce.

Come calcolare il tuo budget di acquisto passo dopo passo

Calcolare l'OTB di una stagione sono quattro passi: prevedere le vendite, definire lo stock di chiusura, sottrarre ciò che hai già e ripartire il risultato per categorie. Non ti serve un master in finanza; ti servono i tuoi dati della stagione precedente e mezz'ora.

Passo 1 — Prevedi le vendite della stagione

Parti da ciò che hai venduto nella stessa stagione dell'anno scorso e correggilo con un'aspettativa realistica: una crescita del 5% se l'anno va bene, un calo se il contesto è difficile. Quella cifra è al prezzo di vendita. Per portarla a costo, moltiplicala per la tua percentuale di costo sulle vendite. Nel commercio al dettaglio tessile spagnolo il margine lordo tende a collocarsi tra il 50% e il 60% sul prezzo al pubblico, secondo i dati del settore, il che significa che la tua merce ti costa tra il 40% e il 50% di quanto la vendi.

Passo 2 — Definisci con quanto stock vuoi chiudere (e quello di sicurezza)

Lo stock di chiusura è la merce che vuoi avere a disposizione alla fine della stagione per avviare i saldi con assortimento e collegarti all'ingresso successivo. Non deve essere zero (resteresti con il negozio vuoto nelle ultime settimane) né eccessivo (finirebbe liquidato). Un cuscinetto sano si aggira intorno all'equivalente di qualche settimana di vendita a costo; regolalo alla velocità reale con cui ruoti.

Passo 3 — Sottrai ciò che hai già e ciò che è già ordinato

Somma il valore a costo dello stock che ti resta in negozio e in magazzino all'inizio della stagione e gli ordini che hai confermato ma non ancora ricevuto. Quella somma si sottrae dal tuo fabbisogno totale. Ciò che resta è il tuo Open to Buy: il denaro in merce che puoi comprare d'ora in avanti.

Passo 4 — Ripartisci il budget per categorie

Un OTB globale non basta: va ripartito. Distribuisci il budget tra le tue famiglie di prodotto in base al peso che ciascuna ha avuto nelle vendite della stagione precedente, non in base alle tue preferenze. Se la maglieria è stata il 25% delle tue vendite, assegnale circa il 25% del budget. Prima di ripartire, tieni da parte circa il 10% dell'OTB non assegnato: quel fondo serve per riassortire durante la stagione ciò che vende di più e per cogliere opportunità dal fornitore. È una pratica abituale tra i dettaglianti con esperienza, ed è ciò che ti permette di reagire invece di guardare un successo esaurirsi.

Un esempio reale: l'OTB di un negozio di moda donna in una stagione

Vediamolo con i numeri. La "Boutique Marta" ha fatturato 60.000 € (IVA esclusa) nella stagione autunno-inverno dell'anno scorso e prevede di crescere del 5%, fino a 63.000 €. Lavora con un margine lordo del 55%, quindi la sua merce le costa il 45% di quanto la vende.

• Vendite previste a costo: 63.000 × 45% = 28.350 €
• Stock con cui vuole chiudere (a costo): 6.000 €
• Fabbisogno totale di stock: 28.350 + 6.000 = 34.350 €
• Stock che ha già all'inizio (a costo): 8.000 €
• Ordini già effettuati (a costo): 4.000 €

OTB = 34.350 − (8.000 + 4.000) = 22.350 € al prezzo di costo.

È ciò che Marta può comprare questa stagione dai suoi fornitori. Di quei 22.350 €, ne tiene da parte il 10% (circa 2.235 €) per il riassortimento e ripartisce il restante 90% (20.115 €) tra le sue famiglie di prodotto in base alle vendite dell'anno scorso:

Con questa ripartizione, Marta non decide l'ordine d'istinto. Sa di avere 3.621 € per gli abiti e non un euro di più, per quanto si innamori della collezione. E sa che il grosso del denaro va alla maglieria e ai jeans, che sono quelli che pagano l'affitto.

Il tuo modello di Open to Buy passo dopo passo

Puoi costruire il tuo calcolo in un foglio Excel o Google Sheets in cinque minuti. Crea queste righe e compila solo le prime quattro con i tuoi dati; le ultime due sono formule:

1. Vendite previste della stagione (al pubblico, IVA esclusa): le tue vendite dell'anno scorso ± la tua correzione.
2. La tua percentuale di costo sulle vendite: 45% se lavori a un margine del 55%; regolala alla tua.
3. Stock di chiusura desiderato (a costo): il cuscinetto con cui vuoi terminare.
4. Stock attuale + ordini in corso (a costo): ciò che hai già e ciò che è già impegnato.
5. Fabbisogno totale = (riga 1 × riga 2) + riga 3.
6. Il tuo OTB = riga 5 − riga 4. Tieni da parte il 10% e ripartisci il resto per categorie.

Ripeti il calcolo a ogni stagione e conserva lo storico: in due o tre stagioni avrai le tue percentuali di ripartizione affinate, che valgono più di qualsiasi regola generale.

Quanto riservare per riassortire ciò che vende di più

Tieni da parte tra il 10% e il 15% del tuo budget di acquisto non assegnato all'ordine iniziale, per riassortire durante la stagione. Quel fondo è ciò che separa il negozio che reagisce da quello che si limita a guardare. Quando una referenza si esaurisce in due settimane, quello è il segnale che la cliente la vuole: con budget riservato puoi ordinarne ancora; senza, puoi solo rammaricarti.

La metrica che ti avverte su cosa riassortire è il sell-through: la percentuale di unità che hai venduto rispetto a quelle che hai comprato di una referenza. Un sell-through alto e precoce è il via libera al riassortimento; uno basso a metà stagione è l'indizio che quel capo va verso i saldi e che non conviene insistere. Approfondiamo come misurarlo e sfruttarlo nella guida sulla rotazione dello stock.

Domande frequenti

Quanto stock mi serve per aprire un negozio di abbigliamento?

Per aprire, lo stock iniziale di un negozio di abbigliamento in Spagna tende a oscillare tra 5.000 € per formati molto piccoli e 30.000 € o più per negozi completi, secondo le stime del settore. È una cifra di apertura, distinta dal calcolo di riacquisto stagionale: all'apertura non hai uno storico di vendite, quindi si parte dalla capienza del locale e dall'assortimento minimo per riempire il negozio senza che appaia vuoto.

Ogni quanto devo ricalcolare l'OTB?

Il minimo è calcolarlo una volta a stagione, prima dell'acquisto principale, e rivederlo a metà stagione per riallocare il budget di riserva in base a ciò che funziona. Le catene lo ricalcolano ogni mese; un piccolo negozio può farlo due volte a stagione senza complicarsi.

Cosa faccio se resto senza budget a metà stagione?

Significa che le vendite previste sono state inferiori o che la ripartizione iniziale non ha rispettato il peso reale di ogni categoria. La soluzione è spostare budget dalle categorie che non ruotano a quelle che ruotano, usando il fondo di riserva, invece di ricorrere al credito. Se nemmeno così basta, è segno che il calcolo di partenza era ottimistico e conviene correggerlo la stagione successiva.

Come incidono gli ordini minimi e i pack del grossista sul calcolo?

Gli ordini minimi e i pack per taglie condizionano quanto puoi affinare la ripartizione, perché il budget di una categoria non sempre coincide esattamente con il pack del fornitore. Dai priorità all'arrotondamento per difetto nelle categorie a minore rotazione e per eccesso in quelle che vendono di più. Spieghiamo come funzionano questi minimi nel dettaglio nella guida sull'ordine minimo e i pack. 

Compra con la testa, non con il cuore

Calcolare l'OTB non ti toglie giudizio né gusto: ti dà una cornice per esercitarli senza rovinarti. Il gusto decide quali abiti scegli entro i 3.621 €; il calcolo decide che sono 3.621 € e non 8.000 €. È questa la differenza tra una stagione che lascia cassa e una che lascia magazzino.

In Albano's lavoriamo perché quel calcolo ti torni: un assortimento ampio per ripartire il tuo budget tra le categorie, riassortimento agile per il tuo fondo di riserva e condizioni pensate per il negozio di quartiere, non solo per la grande catena.