Como calcular quanto stock comprar para a tua loja de roupa a cada época

Quanto stock comprar a cada época calcula-se, não se decide a olho: parte-se das vendas que esperas, subtrai-se o que já tens em loja e o que já encomendaste, e a diferença é o teu orçamento real de compra. Esse método tem nome no retalho e todas as cadeias o usam: chama-se Open to Buy (OTB), o dinheiro que tens disponível para comprar mercadoria num período sem descontrolar a tesouraria. Neste guia vais ver a fórmula explicada sem tecnicismos, um exemplo completo em euros de uma loja de moda feminina e um modelo para a aplicares à tua. O objetivo é duplo: não ficares sem as peças que de facto vendem e não encheres o armazém com as que vão acabar nos saldos a 60%.

Porque comprar "a olho" te descapitaliza a cada época

Comprar a olho significa decidir a encomenda por intuição ou pelo que te chama a atenção no showroom, sem o confrontares com o que a tua loja vende de verdade. O problema não é estético, é financeiro: a roupa pagas semanas ou meses antes de a venderes, por isso cada euro mal comprado é liquidez presa num cabide.

Esse desfasamento entre o que pagas e o que recebes é o "buraco de tesouraria" de cada época, e é o que afunda a maioria das lojas que fecham. Compras a época de outono-inverno em julho, pagas a 30 ou 60 dias, e começas a recuperar esse dinheiro a partir de setembro, gota a gota. Se te excedeste na compra, esse dinheiro não volta a tempo e chegas à compra seguinte sem músculo.

Na Albano's fornecemos comércios de moda desde 1982, e o erro que mais se repete nas lojas que estão a começar não é comprar pouco: é comprar muito daquilo que encanta o comprador e pouco daquilo que a cliente pede. O resultado é sempre o mesmo: ruturas de stock nos básicos que rodam e um armazém cheio da peça "especial" que se vendeu a meio.

Tomemos um caso típico. A Marta abre uma boutique de moda feminina e, na sua primeira época, dedica grande parte da encomenda a vestidos de festa porque adora-os. Vende quatro. Entretanto, fica sem tamanhos nas malhas e nas calças de ganga básicas ao fim de três semanas, exatamente o que as clientes mais pediam. Terminou a época com tesouraria negativa e um armazém que teve de liquidar. Não lhe faltou gosto: faltou-lhe um cálculo.

O que é o Open to Buy (OTB) e porque as cadeias o usam

O Open to Buy é o orçamento de compra que tens disponível para uma época depois de subtraído o stock que já tens e as encomendas que já fizeste. Em poucas palavras: quanta mercadoria nova podes comprar sem te excederes. A Inditex, o El Corte Inglés ou qualquer cadeia planeiam as suas compras com esta lógica; a única diferença é que eles fazem-no com software e tu podes fazê-lo com uma folha de cálculo.

A ideia de fundo é simples. A tua loja precisa de uma quantidade concreta de stock para cobrir as vendas da época e fechar com uma almofada razoável. Parte dessa quantidade já a tens (o que sobrou) ou já está encomendada. O OTB é o que falta. Comprar acima do teu OTB é comprometer tesouraria que não tens; comprar muito abaixo é oferecer vendas à loja do lado.

A fórmula do OTB explicada sem tecnicismos

A fórmula que as cadeias usam é esta:

OTB = (vendas previstas + stock com que queres fechar) − (stock que já tens + encomendas já feitas)

Tudo se calcula a preço de custo, ou seja, ao que pagas ao grossista, não ao preço de venda ao público. É a forma mais intuitiva quando compras a um fornecedor: falas a mesma linguagem da tua encomenda. Se na tua loja multimarca o custo unitário é diretamente o preço grossista, já tens a base do cálculo feita. Trabalha sempre com valores líquidos, sem IVA, para que o orçamento corresponda ao que realmente desembolsas em mercadoria.

Como calcular o teu orçamento de compra passo a passo

Calcular o OTB de uma época são quatro passos: projetar as vendas, definir o stock de fecho, subtrair o que já tens e repartir o resultado por categorias. Não precisas de um mestrado em finanças; precisas dos teus dados da época anterior e de meia hora.

Passo 1 — Projeta as vendas da época

Parte do que vendeste na mesma época do ano passado e ajusta-o com a tua expectativa realista: um crescimento de 5% se o ano corre bem, uma quebra se o contexto aperta. Esse valor está a preço de venda. Para o passares a custo, multiplica-o pela tua percentagem de custo sobre vendas. No comércio retalhista têxtil espanhol, a margem bruta costuma situar-se entre os 50% e os 60% sobre o PVP, segundo dados do setor, o que significa que a tua mercadoria te custa entre 40% e 50% do que a vendes.

Passo 2 — Define com quanto stock queres fechar (e o de segurança)

O stock de fecho é a mercadoria que queres ter disponível no final da época para arrancar os saldos com sortido e ligar à entrada seguinte. Não deve ser zero (ficarias com a loja vazia nas últimas semanas) nem excessivo (acabaria liquidado). Uma almofada saudável ronda o equivalente a algumas semanas de venda a custo; ajusta-a à velocidade real a que rodas.

Passo 3 — Subtrai o que já tens e o já encomendado

Soma o valor a custo do stock que te resta em loja e armazém no início da época e as encomendas que já tenhas confirmado mas não recebido. Essa soma subtrai-se à tua necessidade total. O que sobra é o teu Open to Buy: o dinheiro em mercadoria que podes comprar daqui para a frente.

Passo 4 — Reparte o orçamento por categorias

Um OTB global não basta: há que reparti-lo. Distribui o orçamento pelas tuas famílias de produto segundo o peso que cada uma teve nas vendas da época anterior, não segundo as tuas preferências. Se a malha foi 25% das tuas vendas, dá-lhe cerca de 25% do orçamento. Antes de repartir, reserva cerca de 10% do OTB por atribuir: esse fundo é para repor durante a época o que mais se vende e para aproveitar oportunidades do fornecedor. É uma prática habitual entre retalhistas com experiência, e é o que te permite reagir em vez de ficares a ver um sucesso esgotar-se.

Um exemplo real: o OTB de uma loja de moda feminina numa época

Vejamos com números. A "Boutique Marta" faturou 60.000 € (sem IVA) na época de outono-inverno do ano passado e espera crescer 5%, até aos 63.000 €. Trabalha com uma margem bruta de 55%, por isso a sua mercadoria custa-lhe 45% do que vende.

• Vendas previstas a custo: 63.000 × 45% = 28.350 €
• Stock com que quer fechar (a custo): 6.000 €
• Necessidade total de stock: 28.350 + 6.000 = 34.350 €
• Stock que já tem no início (a custo): 8.000 €
• Encomendas já feitas (a custo): 4.000 €

OTB = 34.350 − (8.000 + 4.000) = 22.350 € a preço de custo.

É isto que a Marta pode comprar esta época aos seus fornecedores. Desses 22.350 €, reserva 10% (cerca de 2.235 €) para repor e reparte os restantes 90% (20.115 €) pelas suas famílias de produto segundo as vendas do ano anterior:

Com esta repartição, a Marta não decide a encomenda por palpite. Sabe que tem 3.621 € para vestidos e nem um euro a mais, por muito que se apaixone pela coleção. E sabe que o grosso do dinheiro vai para a malha e a ganga, que são as que pagam a renda.

O teu modelo de Open to Buy passo a passo

Podes montar o teu próprio cálculo numa folha de Excel ou Google Sheets em cinco minutos. Cria estas linhas e preenche apenas as quatro primeiras com os teus dados; as duas últimas são fórmulas:

1. Vendas previstas da época (a PVP, sem IVA): as tuas vendas do ano passado ± o teu ajuste.
2. A tua percentagem de custo sobre vendas: 45% se trabalhas a uma margem de 55%; ajusta-a à tua.
3. Stock de fecho desejado (a custo): a almofada com que queres terminar.
4. Stock atual + encomendas em curso (a custo): o que já tens e o já comprometido.
5. Necessidade total = (linha 1 × linha 2) + linha 3.
6. O teu OTB = linha 5 − linha 4. Reserva 10% e reparte o resto por categorias.

Repete o cálculo a cada época e guarda o histórico: em duas ou três épocas terás as tuas próprias percentagens de repartição afinadas, que valem mais do que qualquer regra geral.

Quanto reservar para repor o que mais se vende

Reserva entre 10% e 15% do teu orçamento de compra por atribuir à encomenda inicial, para repor durante a época. Esse fundo é o que separa a loja que reage da que fica a ver. Quando uma referência se esgota em duas semanas, esse é o sinal de que a cliente a quer: com orçamento reservado podes pedir mais; sem ele, só podes lamentar.

A métrica que te avisa do que repor é o sell-through: a percentagem de unidades que vendeste em relação às que compraste de uma referência. Um sell-through alto e cedo é luz verde para repor; um baixo a meio da época é a pista de que essa peça vai para os saldos e de que não convém insistir. Aprofundamos como medir e aproveitar isto no guia de rotação de stock.

Perguntas frequentes

Quanto stock preciso para abrir uma loja de roupa?

Para abrir, o stock inicial de uma loja de roupa em Espanha costuma oscilar entre 5.000 € em formatos muito pequenos e 30.000 € ou mais em lojas completas, segundo estimativas do setor. É um valor de abertura, distinto do cálculo de recompra por época: ao abrir não tens histórico de vendas, por isso parte-se da capacidade do espaço e do sortido mínimo para encher a loja sem que pareça vazia.

De quanto em quanto tempo devo recalcular o OTB?

O mínimo é calculá-lo uma vez por época, antes da compra principal, e revê-lo a meio da época para reatribuir o orçamento de reserva conforme o que está a funcionar. As cadeias recalculam-no todos os meses; uma loja pequena pode fazê-lo duas vezes por época sem complicar.

O que faço se ficar sem orçamento a meio da época?

Significa que as vendas previstas ficaram aquém ou que a repartição inicial não respeitou o peso real de cada categoria. A solução é mover orçamento das categorias que não rodam para as que rodam, usando o fundo de reserva, em vez de recorrer a crédito. Se nem assim chegas, é sinal de que o cálculo de partida foi otimista e convém corrigi-lo na época seguinte.

Como afetam os pedidos mínimos e os packs do grossista o cálculo?

Os pedidos mínimos e os packs por tamanhos condicionam o quanto podes afinar a repartição, porque o orçamento de uma categoria nem sempre encaixa exatamente com o pack do fornecedor. Prioriza arredondar para baixo nas categorias de menor rotação e para cima nas que mais vendem. Explicamos como funcionam estes mínimos em detalhe no guia sobre pedido mínimo e packs.

Compra com cabeça, não com coração

Calcular o OTB não te tira critério nem gosto: dá-te um enquadramento para os exerceres sem te arruinares. O gosto decide que vestidos escolhes dentro dos 3.621 €; o cálculo decide que são 3.621 € e não 8.000 €. Essa é a diferença entre uma época que deixa tesouraria e uma que deixa armazém.

Na Albano's trabalhamos para que esse cálculo te feche: sortido amplo para repartires o teu orçamento por categorias, reposição ágil para o teu fundo de reserva e condições pensadas para o comércio de bairro, não só para a grande cadeia.